Twitter Steiger B Facebook Steiger B Linked In Steiger B
Steiger B
 
25 februari 2018

Vertrouwen is goed maar controleren is beter

Acteer direct op klachten over je dienstverleners. Wees duidelijk over hoe zij afspraken moeten nakomen. En doe aan risicospreiding. Drie belangrijke lessen die Gert-Jan Wittkamp wil delen uit zijn ervaring bij Trivire. De woningcorporatie zegde het contract op met een groot schoonmaakbedrijf.

 



Gert-Jan Wittkamp werkte via Steiger B als interim medewerker contractbeheer en inkoop bij Trivire. Hij startte als vervanger van een zwangere collega. Zijn contract werd verlengd nadat hij voortvarend een stroom aan klachten over de dienstverlening van een schoonmaakbedrijf had opgepakt. Gert-Jan zorgde voor een oplossing. Binnenkort start hij een nieuwe opdracht voor Steiger B bij woningcorporatie Habion.

 

Zorgvuldig proces

‘Het eindstadium was de onderhandeling over de financiële afhandeling van het contract’, vertelt Gert-Jan. ‘Het schoonmaakbedrijf was ruim een jaar geleden één van de twee partijen aan wie Trivire na een aanbesteding het schoonmaakwerk had gegund. Het ging om de algemene ruimten van de wooncomplexen en de glasbewassing. Trivire kreeg al snel veel klachten over de het werk dat de schoonmakers leverden. Omdat de wijkregisseurs die eigenlijk de kwaliteit moesten bewaken, onvoldoende tijd hadden, heb ik dat opgepakt. Ik heb een goede inventarisatie gemaakt en ben gestart met wekelijkse besprekingen met het schoonmaakbedrijf.

Financiële afhandeling
Toen dat niet tot verbetering leidde, heb ik een officiële waarschuwing gestuurd en gevraagd om een plan van aanpak. Ik heb het schoonmaakbedrijf zelfs tips gegeven over de manier waarop ze dat konden doen. Ook dat mocht niet baten. Toen zijn we gestart met besprekingen om het contract te beëindigen. Onderdeel daarvan was een financiële afhandeling voor betaald, maar niet uitgevoerd werk, voor de extra tijd die Trivire hierin heeft moeten steken en voor achterstallig onderhoud.’

 

Risicospreiding

‘Een belangrijk punt dat ik andere corporaties wil meegeven, is dat je niet te veel op één paard moet wedden,’ zegt Gert-Jan. ‘Als je al je schoonmaakwerk aan één partij uitbesteedt en dat loopt mis, dan zit je behoorlijk vast. Trivire heeft in de nieuwe aanbesteding twee extra schoonmaakbedrijven gecontracteerd, zodat ze nu in totaal drie hebben. Dat maakt hen minder afhankelijk.’

 

Acteer direct

Een andere tip van Gert-Jan is dat je direct acteert op een melding. En laat je vervolgens niet met een kluitje in het riet sturen, maar blijf alert op werkelijke verbetering. ‘Ik heb gewerkt voor aannemers en bij woningcorporaties. Mijn ervaring is dat woningcorporaties bij dit soort zaken meer vertrouwen hebben dan de dienstverleners verdienen. Vertrouwen is goed maar controleren is beter. Vaak is ook het probleem dat het na het afsluiten van een contract, niet duidelijk is wie de uitvoering bewaakt. Bij Trivire was de afdeling Wonen de opdrachtgever voor het Bedrijfsbureau dat de contracten afsluit. Maar door personele ontwikkelingen hadden de wijkregisseurs te weinig tijd om actief met de klachten over het schoonmaakbedrijf aan de slag te gaan. En dan blijft zo’n probleem tussen wal en schip hangen. Gelukkig was ik in de gelegenheid om het op te pakken en ervoor te zorgen dat het schoonmaakwerk voor Trivire nu weer in goede handen is.’

Gert Jan Witkamp



Lees het vorige artikel >>
<< Lees het volgende artikel